Reunião de Planejamento

Basicamente existem dois tipos de Reuniões nas Empresas:

• Reuniões de Informação

• Reuniões de Planejamento ou Tomada de Decisão

O Objetivo deste artigo é apresentar a “Facilitação de Reunião de Planejamento” como uma Competência.

A Qualidade ou Produtividade de uma Reunião de Planejamento é importante porque dela obtemos:

• O Planejamento com Qualidade e Clareza nos Objetivos, Diagnósticos e Ações Chaves

• O Compartilhamento de Conhecimento Tácito e Aprendizagem Organizacional

• O Comprometimento com a Execução do Planejamento

A Falta da Competência em “Facilitação de Reunião de Planejamento” pode comprometer outras Competências Essenciais para uma Empresa, como:

• Liderança

• Trabalho em Equipe

• Empreendedorismo

• Inovação

O Papel do Facilitador de Reunião de Planejamento é:

• Estimular o Grupo com Perguntas e não dar as Respostas ou Decidir por Eles

• Entender e Compartilhar o Modelo Mental

• Estabelecer um Clima favorável à Geração de novas Idéias, Criatividade e Intuição

• Fazer o encadeamento Lógico ou Relações de Causa e Efeito

• Coordenar as Atividades de Análise, orientado para a Síntese no final do Processo

• Estar atento à Linguagem Corporal, Percepções Intuitivas e Emoções

• Estimular o Insight através do Processo: Intuição, Pista, Investigação, Descoberta e Aprendizagem

• Administrar o Tempo e Recursos

As Competências Necessárias para a Facilitação de Reunião de Planejamentos são:


• Percepção; Saber Ouvir; Entender o Modelo Mental; Criatividade e Intuição

• Aprendizagem; Flexibilidade; Adaptabilidade; Auto Desenvolvimento;

• Visão Sistêmica; Foco no Cliente;

• Tomada de Decisão; Foco em Resultado;

• Comunicação; Raciocínio Lógico de Causa e Efeito; Capacidade de Análise e Síntese;

• Planejamento, Solução de Problemas e Organização;

• Relacionamento Interpessoal; Controle Emocional; Negociação;

Abaixo algumas Metodologias e Ferramentas utilizadas na Facilitação de Reunião de Planejamento:

• Brainstorming: Técnica de geração de Idéias

• Análise e Diagramas de Causa e Efeito

• Decision Mapping: Processo Heurístico de Planejamento, Diagnóstico e Solução de Problemas

• Processo Heurístico de Intuição e Investigação

• Coaching de Equipes: o Insight (Percepção, Descoberta e Aprendizagem) através de Perguntas

Perguntas chaves: “Para Que?” (Objetivo), “O Que?” (Diagnóstico) e “Como?” (Ações)

Comentário:

A grande sacada nas Reuniões de Planejamento é ter a percepção de explorar ao máximo o que pode ser executado em curto prazo, executando ações imediatas para obter resultados.

O grande perigo é ninguém chegar a um denominador comum, saindo da reunião de planejamento sem uma solução que possa ser colocada em prática de imediato, ou seja, planeja-se demais sem tomadas de decisão.